メールアポはコロナ禍において営業活動に有用なツールとなりつつあります。
在宅勤務が主流となっていく中、今までのアプローチでは、行動が無駄になってくるのです。
インサイドセールスは「飛び込み訪問」「テレアポ」といったアプローチだけでは無くなってきました。
そもそも担当者が社内にいないので、テレアポをしても意味がないのです。
飛び込んでも意味がないのです。
そんな時に、役立つものがメールです。
メールは、在宅勤務をしていても担当者に直接アプローチを行うことができます。
本記事では、コロナ禍に有効なメールアポのコツを５つご紹介します。
・メールアポをするときの５つのポイント
・有効なメールアポの例文
メールアポで重要なことは「読ませる」・「疲れさせない」
メールアポをする際に、重要視をしなければならないことは「メールを読ませる」「相手を疲れさせない」です。
メールを送っても、読まれなければ意味がありません。
また、相手が読んでいる途中に疲れてしまっては、アポの獲得は見込めません。
次項からご紹介していくメールアポのポイントは「読ませる」「疲れさせない」の２点に特化させています。
メールアポをする上で考えなければならないことは「相手の立場になる」ことです。
「テレアポ」や「飛び込み訪問」では相手の気持ちや感情を読み取りやすい部分がありますが、メールアポは反応がない場合は全く分からないのです。
相手の立場に立ち、「読ませる」「疲れさせない」を考えながらメールアポを成功させていきましょう。
メールアポを成功させるポイント① 件名で要件を伝える
メールアポを成功させる１つ目のポイントは「件名で要件を伝える」です。
メールアポを成功させる上で一番重要なのは「メールを開封してもらう」ことです。
未読のまま、メールボックスの奥深くに行ってしまっては送る意味もありません。
そのため、メールフォルダを開く時に一番目につく「件名」で要件を明確にする必要があります。
件名が分かり辛いメールは開かれずに埋もれていく可能性が高いです。
なので、件名や要件で明確にして、メールの開封率をあげていきましょう。
メールアポを成功させるためには下記のようなポイントを抑えて作っていきましょう。
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①文頭に相手にして欲しいことを一言でまとめる
②相手へのベネフィットを伝える
③最後にどこの誰からのメールかを明確にする
【例文】メールアポ成功の秘訣は件名
上記のポイントをふまえた上で例文をご紹介します。
20件中2件ものメールアポを確定させた件名です。
①【面談のお願い】（商材）のご紹介に関する面談のお願い【会社名：名前】
②【web面談のお願い】（商材）について情報提供をさせて頂けないでしょうか【自社名と名前】
このようなメールが来たら、どのような内容なのか開封しなくても分かりますよね。
逆にNG件名は下記のようなものです。
①（商材）についてご紹介させてください。
②web面談のお願い
このような件名では、相手がどのようなことをすればいいのか分からずメールを開封してみようとも思えません。
また相手のベネフィットも無いため、貴重な時間を使いたいとも感じることができません。
送った側の都合でしかありませんね。
メールアポを成功させるポイント② キーワードを散りばめる
メールアポを成功させる２つ目のポイントは「件名で要件を伝える」です。
相手にとって有益な情報であることがすぐわかるように、メール内にキーワードを入れることが重要です。
まず、メールの文章の全てに目を通してくれるとは思わないでください。
相手に「自分の業務に関わること」「気になる」と思わせることができた時に初めて、メールの文書を読んでくれるようになります。
例えばあなたが経理に携わる業務をしていたら、会計に関わる法律の改正などは気になりますよね。
経理部にメールアポをする際のキーワードは下記のようなものです。
・いつも行っている稟議書が〜
・電子帳簿保存法の改正が〜
・テレワークでも効率的に〜
このように相手に「自分に関わりがあることだな‥」と思わせることができれば、メールを読んでもらえる可能性が上がるでしょう。
メールアポを成功させるポイント③ 候補日を入れる
メールアポを成功させる３つ目のポイントは「候補日を入れる」です。
候補日を入れずにメールアポをしても全く意味がありません。
なぜならば、興味を持たれたとしても、スケジュールを調整することがめんどくさいからです。
だからこそ、このように思わせる必要があります。
忙しいけど、この時間なら空いてるなぁ。
話を聞いてみようかな！
3つの候補日は予定が入っているけど、この日ならどうかな？
こう思わせることができたら、メールアポは成功です。
メールアポで重要なポイントとして「相手を疲れさせない」ことも重要なのです。
①ご提示いただいた、○日であれば時間が取れますよ
②ご提示いただいた日は都合が悪いのですが、○日であれば都合が良いです。
③またの機会にしてください。
逆に候補日を入れずに送ると、興味を持った相手にスケジュールを決めさせることとなります。
スケジュールを調整すると、相手は疲れてしまいます。
話に興味はあるけど、忙しいからな〜
ちょっと気になるけど、めんどくさいからいいや
このように、候補日がないと「興味がある」より「面倒」が優ってしまうのです。
また、候補日を提示するときは３パターンの日程を用意しましょう。
人は3つ以上の選択肢を提示されると疲れてしまうことが、研究で分かっています。
メールアポをする時には必ず候補日を入れておきましょう。
メールアポを成功させるポイント④ 締切日を設定する
メールアポを成功させる４つ目のポイントは「締切日を設定する」です。
締切日を設定することで、返信率を高めることができます。
心理学では「締め切り効果」と言われるものです。
メールの返信を○日までに欲しいと希望を伝えるだけで返信率が1倍上がります。
実際に100件のメールアポを飛ばした時に、締切日を設定せずに送ると10件の返答となりました。
ですが、締切日を設定すると20件の返答が来ました。
同じ文章で20件の返答が来ると考えると効率が良いと思いませんか？
下記の通りの文をメールの最後に記載してからメールアポを実践しましょう。
お忙しい中、大変恐れ入りますが○月○日（○曜日）までにご返信いただけますと幸いです。
メールアポを成功させるポイント⑤ 自分の方法を確立する
メールアポを成功させる５つ目のポイントは「自分の方法を確立する」です。
これまでメールアポのテクニックをご紹介してきましたが、最終的には自分なりのメールアポを確立することが重要です。
この記事にたどり着いているあなたはこのように思っているはずです。
アポが取れない‥どうすればいいのか
メールアポってどうなんだろう
営業がアポを取るためには、このような探究心が必要です。
私は、半年間で1000件以上のメールアポを実践しましたが、コロナ禍のテレアポよりも高い確率で打ち合わせにこぎつけることができました。
たくさんの方法を自分で実践をして、創意工夫をすることで自分自身の武器となるのです。
何度もメールを送ってみて、よりよりメールアポの文章を作成しましょう。
メールアポの良いところは一度、文章を作成することで流用することが可能になります。
テレアポよりも効率よくアポイントの獲得ができます。
是非、自分なりの方法を確立しましょう。
メーリングリストをエクセルで作成するのもありかもしれませんね
テックアカデミーでExcel講座を受けてみたい方はこちらから成功するメールアポの例文
今までのポイントを踏まえた、メールアポの例文をご紹介します。
【面談のお願い】（商材）のご案内に関するweb面談のお願い【会社名：名前】
お世話になっております。
〇〇会社の〇〇と申します。
この度、（商材）についてのご案内で、アポイントを頂きたくご連絡させて頂きました。
弊社の（商材）は
複雑な業務も貴社の業務の流れに沿って運用することが可能です。
稟議や交通費といった一般業務を効率化することができます。
テレワークの推進などのお役に立てるかと存じます。
今後、改正が予定されている、電子帳簿保存法にも対応した仕組みになっております。
もしよろしければ、web会議などで情報のご提供をさせて頂く機会を頂けないでしょうか。
候補日を下記に記載させて頂きます。
<候補日>
・6月10日（木）【14時～15時】
・6月11日（金）【10時～11時】
・6月17日（木）【10時～11時】
上記の日程で不都合などございましたら、ご都合がつく日程を頂ければ調整いたしますのでご連絡くださいませ。
お忙しい中、大変恐れ入りますが6月8日（火）までにご返信いただけると幸いです。
ご確認の程よろしくお願いいたします。
まとめ
営業マンで一番最初の仕事はアポイントを取ることです。
お客さんと話すことで、契約に近づいていくことができます。
飛び込み営業やテレアポといった方法もありますが、コロナ禍では有効な手段とは言えにくくなってきています。
これからどんどん、リモートワークの流れが来ると、会社に電話をしても担当者の元に繋がらない時代になってきます。
そのため、担当者に直接アプローチができるメールアポも活用しつつ、営業活動をしていきましょう。
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